O módulo de Ordem de Manutenção é a central de controle do ciclo de vida das manutenções da sua frota. Com ele, você registra, acompanha e finaliza cada intervenção — seja ela corretiva ou preventiva — de forma estruturada e rastreável.

O nosso módulo permite que você abra uma demanda, vincule pendências identificadas no Checklist, adicione os serviços realizados e controle o status de OS ao longo de todo o processo de reparo.

Fazendo a utilização, sua equipe ganha:

Visibilidade em tempo real do status de cada veículo em manutenção
Rastreabilidade completa: quem abriu, quando, qual fornecedor e qual custo
Integração direta com o módulo de Checklist para resolução de pendências
Fluxo de aprovação e execução configurável por permissão de usuário

Como criar uma Nova Ordem de Serviço

Para acessar o módulo, clique em Manutenção no menu lateral esquerdo e selecione Ordem de Serviço. Em seguida, clique em Nova O.S no canto superior direito.

A tela de criação é dividida nas seguintes seções:

Detalhes da OS

Preencha os campos abaixo para identificar e caracterizar a ordem de serviço:

Status — O status inicial é automaticamente definido como Solicitação. Você pode alterá-lo conforme o andamento, respeitando as permissões configuradas no fluxo.
Veículo — Selecione o veículo que será atendido. Campo obrigatório.
Medição — Informe a leitura atual do veículo. A plataforma exibe a última medição registrada como referência.
Disponibilidade — Indique a disponibilidade do veículo durante a manutenção (ex: Disponível, Indisponível). Dependendo da etapa configurada, este campo pode ser preenchido automaticamente.
Prioridade — Classifique a urgência da OS: Urgente, Alta, Média ou Baixa.
Motivo da abertura da O.S — Descreva brevemente o motivo da abertura (ex: "Troca de óleo", "Barulho no freio", "Revisão de 10.000 km").
N° Ordem de Serviço — Campo para inserir o número de identificação interno da OS, se a sua empresa utilizar numeração própria.
Fornecedor — Informe o nome da empresa ou pessoa responsável pela execução do serviço.
Responsável — Indique o responsável interno pelo acompanhamento da OS.

Pendências em aberto

Esta seção exibe todas as pendências identificadas no Checklist para o veículo selecionado. Para vincular uma ou mais pendências à OS, clique em Adicionar pendência. Uma lista lateral será exibida com as pendências disponíveis.

Caso queira ver os detalhes de uma pendência antes de incluí-la, clique em Ver detalhes. Você verá informações como veículo, prioridade, origem (nome do formulário), data de criação e comentários do inspetor.

Serviços

Adicione todos os serviços que serão executados na OS clicando em Adicionar serviço. Para cada serviço, um modal será aberto com os seguintes campos:

Serviço — Selecione o tipo de serviço na lista cadastrada. A plataforma exibe quando o serviço foi realizado pela última vez e a quilometragem correspondente.
Tipo — Classifique o serviço como Corretivo ou Preventivo.
Peças — Pesquise e adicione as peças utilizadas, informando quantidade e valor unitário. O subtotal é calculado automaticamente.
Custo com mão de obra — Informe o valor cobrado pela execução do serviço.
Custos extras — Campo para lançamentos adicionais não cobertos pelos itens anteriores.
Desconto — Informe descontos aplicados ao serviço.
Forma de pagamento — Selecione como o serviço será pago.

Para verificar lembretes de manutenção preventiva vinculados ao veículo, clique em Ver lembretes. Isso facilita o aproveitamento da OS para executar revisões agendadas.

Anexos

Adicione arquivos relacionados à OS clicando na área de upload ou arrastando os arquivos. São suportados formatos PNG, JPEG e PDF, com tamanho máximo de 20 MB por arquivo.

IMPORTANTE

Inclua fotos do veículo, laudos técnicos ou qualquer evidência que auxilie no acompanhamento do serviço. O limite é de 10 arquivos por OS.

Nota Fiscal

Você também pode anexar a nota fiscal da OS diretamente no formulário, facilitando o controle financeiro e a rastreabilidade contábil.

Após preencher todas as informações, clique em Criar Ordem de Serviço para registrar a OS. Ela aparecerá automaticamente no Kanban de Ordem de manutenção, na etapa correspondente ao status selecionado.

Gestão das OS via Kanban

A tela principal de Ordem de manutenção exibe todas as OS ativas em um painel no formato Kanban, com colunas que representam cada etapa do fluxo de manutenção.

Como visualizar as demandas

O Kanban possui duas abas:

Em andamento — Exibe todas as OS que ainda não foram concluídas.
Concluídas — Exibe as OS finalizadas.

Você pode usar os filtros no topo da tela para refinar a visualização por:

Unidade
Período
Veículo
Responsável

Cada card no Kanban exibe:

Número da OS (#001)
Data de abertura
Identificação do veículo
Resumo dos serviços
Valor total da OS

Para ver os detalhes completos de uma OS, clique sobre o card. Um painel lateral será aberto com todas as informações: detalhes, anexos e atividades.

Como mover os cards entre etapas

Para avançar uma OS de etapa, basta clicar no campo de Status dentro da OS (acessível pelo painel lateral ou pela tela de edição) e selecionar a nova etapa desejada. O card será automaticamente movido para a coluna correspondente no Kanban. Ou, arraste e solte na coluna desejada.

DICA

Organize sua equipe por etapa: utilize a coluna "Aguardando/Agendado" para OS que aguardam peças ou agendamento, e "Em execução" para serviços já iniciados.

Regra de permissão por etapa

Restrição de Permissão

Certas etapas do fluxo podem, de acordo com a configuração do perfil gestor ou diretor, conter restrição de movimentação. Apenas usuários com perfil de Gestor ou Diretor, ou usuários específicos podem mover cards que estão nessas etapas. Ao tentar mover uma OS para uma etapa restrita, usuários sem permissão verão uma mensagem informando que a ação é exclusiva. Essa função funciona como aprovação da OS.

Além disso, algumas etapas podem ser configuradas para marcar automaticamente o veículo como Indisponível enquanto a OS estiver naquela coluna.

Configuração do Fluxo (Gestores e Diretores)

Gestores e/ou Diretores podem personalizar as etapas do Kanban de acordo com o processo interno da empresa. Para acessar as configurações, clique nos três pontos (⋮) no canto direito de uma das colunas e selecione Personalizar etapas.

Entendendo as fases do fluxo

As etapas são organizadas em quatro fases fixas (não editáveis):

Novo — Etapa inicial da OS (ex: Solicitação).
Pré execução — Etapas de análise e aprovação antes de iniciar o serviço.
Em andamento — Etapas em que o serviço já está sendo executado.
Finalizado — Etapa de conclusão da OS.

Cada fase pode conter uma ou mais etapas. A ordem das etapas dentro de cada fase pode ser reordenada arrastando os itens.

Como criar ou editar uma etapa

Para adicionar uma nova etapa, clique em Adicionar nova no rodapé do painel. Para editar uma etapa existente, clique sobre ela. O formulário de edição contém os seguintes campos:

Nome da etapa — Dê um nome claro e descritivo (ex: "Aguardando Peças", "Em Manutenção", "Aguardando Aprovação").
Fase — Selecione a qual fase do fluxo essa etapa pertence (Novo, Pré execução, Em andamento ou Finalizado).
Cor — Escolha uma cor para identificar visualmente a etapa no Kanban.
Usuários com permissão para mover — Defina quem pode mover OS para essa etapa: Todos os usuários, Apenas gestores e diretores ou usuários específicos.
Disponibilidade do veículo nesta etapa — Escolha entre Não alterar (mantém o status atual do veículo) ou Indisponível (marca automaticamente o veículo como indisponível enquanto a OS estiver nessa etapa).

Clique em Salvar para confirmar as alterações. Para excluir uma etapa, clique em Excluir etapa dentro do formulário de edição.

IMPORTANTE

Não é possível excluir uma etapa que possua OS vinculadas. Mova ou conclua as OS antes de remover a etapa.

Dúvidas frequentes e dicas rápidas

Posso abrir uma OS sem vincular nenhuma pendência?

Sim. A seção de Pendências em aberto é opcional. Você pode criar uma OS sem vincular nenhuma pendência e adicionar os serviços diretamente.

O que acontece com o veículo quando a OS está "Em execução"?

Depende da configuração da etapa. Se o administrador configurou a etapa "Em execução" para marcar o veículo como Indisponível, ele será automaticamente sinalizado assim para os cálculos de Disponibilidade, MTBF e MTTR.

Posso ter mais de um serviço dentro de uma mesma OS?

Sim. Uma OS pode conter múltiplos serviços. Isso é útil para revisões completas onde vários itens são verificados e trocados ao mesmo tempo.

Como acompanhar o histórico de uma OS?

Abra a OS pelo painel lateral e acesse a aba Atividades. Você verá um registro cronológico de todas as ações realizadas na OS.